„Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ (Nr. VP1-4.1-VRM-01-V - 02-003)

2010 m. rugsėjo 10 d. Valstybės tarnybos departamento direktorė Laima Tuleikienė ir Europos socialinio fondo agentūros direktorius P.Česonis pasirašė projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“, pateikto pagal 2007-2013 m. Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos 4 prioriteto “Administracinių gebėjimų stiprinimas ir viešojo administravimo efektyvumo didinimas“ įgyvendinimo priemonę VP1-4.1-VRM-01-V „Valstybės tarnybos sistemos tobulinimas“, dvišalę finansavimo ir administravimo sutartį.   

Šio projekto tikslas - didinti valstybės ir savivaldybių institucijų personalo administravimo tarnybų veiklos efektyvumą, panaudojant modernius darbo metodus.Projektas truks 24 mėnesius.               

Įgyvendinant projektą planuojama atlikti valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tyrimą, parengti personalo administravimo procedūrų vadovą, sukurti elektroninę asmens bylą, bei apmokyti darbuotojus.

Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos, vykdydamas projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ viešinimą, vadovaudamasis Viešųjų pirkimų įstatymo 91 straipsnyje įtvirtinta nuostata, 2011 m. balandžio 29 d. su UAB „Socialinis institutas“ pasirašė Projekto viešinimo paslaugų sutartį. Sutarties vertė – 10 000,00 Lt. Sutarties vykdymo pabaiga numatyta 2012 m. rugsėjo 30 d. Ši sutartis apims 2 informacinių straipsnių centriniuose dienraščiuose apie projektą išspausdinimą, viešinimo ženklų talpinimą ant automatinių tušinukų, laikantis Europos Sąjungos 2007-2013 m. struktūrinės paramos grafinio stiliaus gairėse nurodytų reikalavimų projekto viešinimui, lankstinukų apie projekto tikslus leidyba, bei konferencijos apie projektą, organizavimas.

2011 m. gegužės 23 d. Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos su UAB „OR Consulting“ pasirašė paslaugų teikimo sutartį, pagal kurią paslaugos teikėjas UAB „OR Consulting“ įsipareigojo atlikti Valstybė ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tyrimą, parengti ir išleisti Personalo administravimo procedūrų vadovą, bei parengti Galimybių studiją dėl elektroninės asmens bylos sukūrimo. Paslaugos teikėjas visas sutartyje numatytas paslaugas įsipareigojo atlikti per 7 mėnesius nuo šios sutarties įsigaliojimo momento. Bendra paslaugų sutarties vertė yra 545 000,00 Lt.

2011 m. birželio 3 d. dienraštyje "Lietuvos rytas" straipsnio publikacija

Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos įgyvendindamas projektą „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ 2011 m. spalio 6 d. organizavo renginį ­– diskusiją „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimo kryptys”. Renginyje bus pristatytas šiuo metu atliekamas Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tyrimas ir Personalo administravimo procedūrų vadovo parengimas ir leidyba. Renginyje dalyvavo 50 įstaigų personalo administravimo tarnybų vadovų ir specialistai. 

2011 m. lapkričio 4-5 d. pagal 2011 m. gegužės 23 d. Valstybės tarnybos departamento ir UAB „OR Consulting“ pasirašytą paslaugų viešojo pirkimo-pardavimo sutartį, suorganizuota apvalaus stalo diskusija (tarpinių rezultatų aptarimas) dėl personalo administravimo procedūrų vadovo ir elektroninės asmens bylos sukūrimo. Apvalaus stalo diskusijoje dalyvavo 25 Lietuvos Respublikos ministerijų personalo administravimo specialistai.

Vienas iš Projekto uždavinių yra sukurti ir įdiegti elektroninę asmens bylą, kuri sudarytų galimybes valstybės ir savivaldybių institucijų personalo administravimo ir vykdymo funkcijas vykdyti elektrinėje erdvėje. Taip būtų padidintas valstybės ir savivaldybių institucijų personalo administravimo tarnybų veiklos efektyvumas, panaudojant modernius darbo metodus. Įdiegus elektroninę asmens bylą būtų sudaryta vieninga prieiga internetu, kurios pagalba būtų užtikrinamas personalo administravimo ir valdymo optimizavimas.  

Paslaugų teikėjas UAB „OR Consulting“ vertinimui yra pateikęs galimybių studiją dėl elektroninės asmens bylos sukūrimo. Šioje galimybių studijoje pateiktas elektroninės asmens bylos sukūrimo ir diegimo projekto reikalingumas, bei išnagrinėti alternatyvų įgyvendinimo būdai. Pateikiame pristatytas alternatyvas:  

• alternatyva Nr. 2 „VATARAS ir VATIS plėtra, sukuriant ir diegiant centralizuotą elektroninį asmens modulį“;
• alternatyva Nr. 3 „VATARAS ir VATIS plėtra, sukuriant ir diegiant centralizuotą elektroninį asmens bylos modulį su pilnu elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo ir elektroninio archyvo sukūrimo funkcionalumu, užtikrinant ilgalaikį ir nuolatinį elektroninių dokumentų saugojimą.

Alternatyvų Nr. 2 ir Nr.3 ekonominiai vertinimo rezultatai yra teigiami ir labai aukšti, tačiau iš esmės skirtingi. Alternatyvai Nr. 2 būdingas mažesnis ekonominio efekto mastas, bet taip pat mažesnis finansavimo poreikis ir greitesnis atsipirkimas. Alternatyvai Nr. 3 būdingas didesnis ekonominio efekto mastas, bet taip pat didesnis finansavimo poreikis ir lėtesnis atsipirkimas.  

Valstybės tarnybos departamentas šiuo metu neturėtų galimybės įgyvendinti ir palaikyti projekto alternatyvos N. 3, todėl turi būti įgyvendinta alternatyva Nr. 2. tačiau, atsižvelgiant į ekonominio vertinimo išvadas, ateityje vertėtų ieškoti galimybių išplėsti projekto apimtį iki alternatyvos Nr. 3 masto.  

Šiuo metu valstybės tarnautojo asmens bylos yra saugomos kiekvienoje įstaigoje, kuriose valstybės tarnautojas dirbo/dirba. Valstybės tarnautojui keičiant darbo vietą, įstaigų personalo tvarkytojai vykdo perteklinę veiklą, rinkdami (dubliuojant informaciją) ir saugodami valstybės tarnautojų asmens bylos dokumentus, kurie jau buvo pateikti anksčiau kitai įstaigai. Tokiu atveju per visą tarnautojo darbinę veiklą yra saugoma ta pati informacija, t.y. tam tikrų dokumentų kopijos, nuo keleto iki keliasdešimt kartų, priklausimai kaip dažnai valstybės tarnautojas keitė darbovietes.  

Vyriausiojo archyvaro tarnyba įgyvendindama Europos Sąjungos lėšomis finansuojamą projektą „Elektroninio archyvo infrastruktūros sukūrimas“ sukūrė Elektroninio archyvo informacinę sistemą, kurioje yra numatyta priimti elektroninius dokumentus saugoti į valstybės archyvus bei organizuoti patikimą jų saugojimą. Tačiau, pagal šiuo metu galiojančius teisės aktus, ne visi asmens bylos dokumentai ir ne visų asmenų (šiuo atveju tarnautojų) dokumentai yra priimami saugoti į valstybės archyvus.  

Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos, siekdamas efektyviai panaudoti Europos Sąjungos lėšas bei norėdamas išvengti dubliuoti atskirų institucijų veiklas, 2012 m. vasario 15 d. 10.00 val. organizuoja susitikimą su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atstovais, kurio metu bus aptartos bendradarbiavimo galimybės dėl elektroninės asmens bylos dokumentų perdavimo ir saugojimo į EAIS.  

Kviečiame susipažinti su Personalo administravimo procedūrų vadovu, kuris yra patalpintas Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos (VATIS) Naujienų rubrikoje.   

Pastabas ir pasiūlymus prašome teikti el. paštu: [email protected]

2012 m. liepos 12 d. Europos socialinio fondo agentūra ir Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos pasirašė papildomą susitarimą dėl 2010 m. rugsėjo 10 d. finansavimo ir administravimo sutarties Nr. VP1-4.1-VRM-01-V-02-003, kuriuo pakeitė Projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ veiklų įgyvendinimo pabaigą.

Projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ veiklų įgyvendinimo pabaiga, iki kurios turi būti baigtos įgyvendinti visos Projekto veiklos ir patirtos visos su projekto įgyvendinimu susijusios tinkamos finansuoti išlaidos, yra 2013 m. liepos 30 d.

2013 m. sausio 31 d. Valstybės tarnybos departamentas su įmonių grupe, susidedančia iš UAB Insoft“ ir UAB „Protraining Academy“ pasirašė paslaugų viešojo pirkimo-pardavimo sutartį.

Pagrindinis pasirašytos sutarties objektas – Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos Elektroninės asmens bylos modulio (EABM) sukūrimo ir įdiegimo paslaugos, kurios turi būti atliktos iki 2013 m. birželio 30 d.

Sukūrus ir įdiegus elektroninę asmens bylą bus padidintas valstybės tarnautojų personalo administravimo sistemos efektyvumas, supaprastintos personalo administravimo valdymo procedūros ir užtikrintas efektyvus personalo administravimo procedūrų atlikimas.

Parengtą elektroninę asmens bylą sudarys valstybės tarnautojo asmens kortelė ir visi personalo tarnybų rengiami dokumentų ruošiniai. 

Sutarties įgyvendinimo metu bus organizuoti specialūs praktiniai mokymai 500 valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų darbuotojams apie Personalo administravimo procedūrų vadovą ir modulį "Elektroninė asmens byla".

2013 m. gegužės 30 d. Europos socialinio fondo agentūra ir Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos pasirašė papildomą susitarimą dėl 2010 m. rugsėjo 10 d. finansavimo ir administravimo sutarties Nr. VP1-4.1-VRM-01-V-02-003, kuriuo pakeitė Projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ veiklų įgyvendinimo pabaigą.

Projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ veiklų įgyvendinimo pabaiga, iki kurios turi būti baigtos įgyvendinti visos Projekto veiklos ir patirtos visos su projekto įgyvendinimu susijusios tinkamos finansuoti išlaidos, yra 2013 m. gruodžio 31 d.

2014 m. sausio 27 d. Europos socialinio fondo agentūra ir Valstybės tarnybos departamentas pasirašė papildomą susitarimą dėl2010 m. rugsėjo 10 d. finansavimo ir administravimo sutarties Nr. VP1-4.1-VRM-01-V-02-003, kuriuo pakeitė Projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ veiklų įgyvendinimo pabaigą.

Projekto „Valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų personalo administravimo tarnybų veiklos tobulinimas“ veiklų įgyvendinimo pabaiga, iki kurios turi būti baigtos įgyvendinti visos Projekto veiklos ir patirtos visos su projekto įgyvendinimu susijusios tinkamos finansuoti išlaidos, yra 2014 m. kovo 31 d.